Копия — это документ, повторяющий содержание оригинала, переписанный или выданный органом на основании реестра, тогда как дубликат — это точная копия оригинала, включая его внешний вид, например, фотокопия, скан или фотография. В юридическом плане границы размыты: в нормативных актах обычно используется термин «копия», но на практике предоставляется заверенная копия. Ценность документа определяется не его названием, а тем , кто его выдал или заверил .
Суммируя
- Копия воспроизводит оригинал целиком, включая его внешний вид (печати, подписи, оформление), тогда как дубликат воспроизводит преимущественно содержание.
- Словарь PWN определяет копию как «копию или переписанный текст оригинального документа» — эти слова частично совпадают.
- Копии из реестров (записи о гражданском состоянии, Национальный судебный реестр, земельный и ипотечный реестр) выдаются должностным лицом или судом и являются официальными документами.
- Простая фотокопия или копия, сделанная самостоятельно, не заменит оригинал, пока не будет заверена уполномоченным лицом.
Транскрипт и копия – определения
Согласно словарю польского языка PWN, копия — это «вещь, точно воспроизведенная с оригинала», или, в разговорной речи, фотокопия. Транскрипт — это «копия или транскрибированный текст оригинального документа». Таким образом, словарь рассматривает транскрипт как более широкое понятие: любая копия документа может быть копией, но транскрипт не обязательно должен быть копией в визуальном смысле.
На практике разница сводится к тому, что именно воспроизводится. Копия показывает документ в том виде, в котором он существует: с рукописными подписями, печатями и исправлениями. Дубликат же в основном передает содержание, часто в другом графическом формате – например, рукописный договор или распечатку данных из реестра.
Копия в качестве официального документа.
Слово «копия» чаще всего встречается в отношении документов, выдаваемых канцеляриями и судами на основании ведущихся ими реестров. Такая копия — это не бумажный экземпляр, а новый документ, содержащий данные из реестра.
- Копия записи о регистрации акта гражданского состояния (рождение, брак, смерть) выдается Управлением ЗАГС. Сокращенная копия содержит основные данные, а полная копия включает полный текст записи, а также любые внесенные изменения. Многоязычная сокращенная копия также доступна для использования за границей.
- Выписка из Национального судебного реестра (ЗС) – актуальная или полная. Распечатка, самостоятельно загруженная из поисковой системы Министерства юстиции, имеет ту же юридическую силу, что и документ, выданный Центральным информационным бюро ЗС (статья 4, раздел 4аа Закона о ЗС).
- Копия земельного и ипотечного реестра – содержит информацию из реестра, который ведет суд.
Нотариальные документы составляют отдельную категорию. Нотариус составляет выписки, копии и выдержки . Копия нотариального акта имеет юридическую силу оригинала (статья 109 Закона о нотариате) – она обычно требуется, например, в вопросах, касающихся недвижимости.
Заверенная копия и выписка – имеют юридическую силу.
Фотокопия или рукописная копия сами по себе не имеют той же юридической силы, что и оригинал. Они приобретают доказательную ценность только после заверения как подлинная копия . В Законе о нотариате (статья 96) в число нотариальных действий входит заверение подлинной копии, выписки или дубликата вместе с представленным документом.
В административных разбирательствах вместо оригинала может быть представлена копия документа, если она заверена как подлинная нотариусом или адвокатом стороны, юрисконсультом, патентным поверенным или налоговым консультантом (статья 76а § 2 Административно-процессуального кодекса). Однако ведомство может запросить оригинал, если этого требует ситуация. Аналогичные правила содержатся в Гражданско-процессуальном кодексе. В обоих случаях в положении говорится о «копии», но на практике это обычно фотокопия с заверительной оговоркой.
Некоторые учреждения (например, работодатели, университеты) самостоятельно заверяют копии при предъявлении оригинала. Правила зависят от конкретных положений и процедур – стоит уточнить у получателя перед подачей документов, а в случае споров проконсультироваться с юристом.
Таблица сравнения: копия или дубликат
| Характерный | Копия | Копия |
|---|---|---|
| Какие пьесы | Прежде всего, содержание документа. | Содержание и внешний вид (подписи, печати, оформление) |
| Способ приготовления | Переписывание текста или ввод данных из регистра | Копировальный аппарат, сканер, фотоаппарат |
| Кто обычно готовится? | Офис, суд, нотариус или сам заинтересованный субъект | Любой, кто имеет доступ к оригиналу |
| Типичные примеры | Копия свидетельства о рождении, выписка из Национального судебного реестра, выписка из земельного и ипотечного реестра. | Ксерокопия диплома, скан подтверждения оплаты. |
| Применение юридической силы без сертификации | Копия, выданная должностным лицом или судом – официальный документ; частная копия – отсутствует. | Уступает по мощи оригиналу. |
| Сертификат соответствия | Возможно (нотариус, представитель профессиональной организации) | Возможно (нотариус, представитель профессиональной организации) |
Когда необходима выписка из реестра, а когда достаточно копии?
- В офисе запрашивают «копию свидетельства» — это документ из ЗАГСа, а не ксерокопия свидетельства, которое у вас есть дома.
- Банку или подрядчику требуется «копия из Национального судебного реестра» — обычно достаточно бесплатной распечатки из поисковой системы Национального судебного реестра, если только учреждение не требует другой формы.
- В официальных или судебных разбирательствах вы предоставляете документы – оригинал или копию, заверенную нотариусом или представителем профессиональной организации.
- Прием на работу, внутренняя документация, домашний архив — может быть достаточно простой копии или сканирования, но в конечном итоге решение принимает получатель.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
В чём разница между стенограммой и копией?
Копия точно воспроизводит оригинал, включая его внешний вид, а дубликат точно воспроизводит его содержание. Копия также может представлять собой документ, выданный должностным лицом или судом на основании реестра, например, свидетельство о рождении или выписка из Национального судебного реестра.
Можно ли считать фотокопию транскриптом?
В юридической терминологии это часто так и есть. В Кодексе административного производства говорится о «копии документа», но на практике предоставляется заверенная копия. Без заверения фотокопия не заменяет оригинал.
Кто может заверить копию или выписку как подлинную копию оригинала?
Нотариус всегда присутствует. В административных разбирательствах также выступает представитель стороны, которым может быть адвокат, юрисконсульт, патентный поверенный или налоговый консультант. Некоторые учреждения заверяют копии самостоятельно при предъявлении оригинала.
В чём разница между выпиской и копией нотариального акта?
Копия нотариального акта имеет юридическую силу оригинала (статья 109 Нотариального акта). Оригинал остается у нотариуса, а стороны получают копии. Закон наделяет копию юридической силой оригинала, поэтому копия обычно требуется в официальных делах.
В чём разница между сокращённым и полным налоговым вычетом?
Сокращенная копия записи о семейном положении содержит основную информацию (например, имя, фамилия, дата и место рождения, а также данные о родителях). Полная копия повторяет все содержание записи, включая любые последующие примечания и изменения.
См. также
- В чём разница между доверенностью и официальным поручением?
- В чём разница между компанией и предприятием?
- В чём разница между юристом и адвокатом?
- В чём разница между приоритетной и заказной почтой?